Dokumentenmanagementsystem (DMS)
für Ihren Erfolg
Das Herzstück unserer ELO ECM Suite ist das fortschrittliche Dokumentenmanagementsystem (DMS), das speziell entwickelt wurde, um Ihre Dokumentenverwaltung zu revolutionieren. Mit unseren umfangreichen Funktionen und dem Fokus auf Zusammenarbeit gehören ineffiziente Prozesse der Vergangenheit an. Hier erfahren Sie mehr über unsere Dienstleistungen und die Vorteile, die Sie genießen können.
Zeitersparnis
Die integrierte Suchkomponente ermöglicht es Ihnen, wichtige Informationen blitzschnell zu finden. Eine begeisterte Kundin, erklärt: „Ich kann jetzt viel schneller auf wichtige Dokumente zugreifen. Keine langwierige Suche mehr – mit ELO habe ich alle Informationen im Handumdrehen parat.“
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Übersicht behalten
Mit der Check-out- & Check-in-Funktion sowie der automatischen Versionierung behalten Sie Änderungen immer im Blick. Dies fördert die Transparenz und Nachvollziehbarkeit Ihrer Dokumente. Die Versionierung sorgt außerdem für klare Kommunikation und effektive Zusammenarbeit.
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Flexibel arbeiten
Mit der ELO App können Sie jederzeit und von überall aus ortsunabhängig auf Ihr ELO System zugreifen. Sie sind nicht mehr an Ihren Arbeitsplatz gebunden. Greifen Sie auf wichtige Dokumente zu, auch wenn Sie unterwegs sind. Diese Flexibilität steigert Ihre Produktivität und Effizienz.
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Automatisierte Ablage
Das automatisierte Ablagesystem der ELO ECM Suite ist Ihr Schlüssel zu einem effizienten Dokumentenmanagement. Vergessen Sie die zeitraubenden und fehleranfälligen manuellen Archivierungsprozesse. Wir möchten Ihren Arbeitsalltag erleichtern und Ihre Performance steigern.
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Produktive Zusammenarbeit
Digitales Informationsmanagement fördert die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen. Kurze Entscheidungswege und ein reibungsloser Informationsfluss sind der Schlüssel zu erfolgreicher Teamarbeit. Mit ELO gestalten Sie die Zusammenarbeit effizienter und produktiver.
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Ressourcenersparnis
Sie benötigen weniger Platz für die Aufbewahrung von Dokumenten. Mit der ELO ECM Suite sparen Sie nicht nur Lagerkosten, sondern tragen auch zum Umweltschutz bei, indem Sie auf ein papierloses Büro hinarbeiten. Reduzieren Sie Papierkosten und minimieren Sie Ihren ökologischen Fußabdruck.
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Vielfältige Anwendungen
des Dokumentenmanagements
In zahlreichen Unternehmensbereichen ist das Dokumentenmanagement ein Schlüsselelement zur Steigerung der Effizienz und zur Automatisierung von Abläufen. Diese Softwarelösung ermöglicht die Verwaltung elektronischer und digitalisierter Dokumente, was zu einer effizienteren und effektiveren Arbeitsweise führt. Im Folgenden werden diese Einsatzgebiete näher beleuchtet.
Personalwesen
Im Personalwesen stehen Personalleiter und HR-Manager vor einer Vielzahl wichtiger Entscheidungen, die den reibungslosen Ablauf des Unternehmens und die Zufriedenheit der Mitarbeiter beeinflussen. Hierzu zählen Aspekte wie die Auswahl neuer Mitarbeiter, die Gestaltung von Onboarding-Prozessen für Neueinstellungen sowie die allgemeine Verwaltung der bestehenden Mitarbeiterbasis. Die effiziente Bewältigung dieser Aufgaben erfordert ein durchdachtes Dokumentenmanagement, und hier kommt das Dokumentenmanagementsystem von ELO ins Spiel.
Automatische Erfassung von Mitarbeiterunterlagen und Geschäftsdokumenten
ELO DMS ermöglicht die nahtlose Erfassung und Speicherung sämtlicher Mitarbeiterunterlagen und geschäftsrelevanter Dokumente an einem zentralen Ort. Dieser Schritt allein vereinfacht die Arbeit der HR-Abteilung erheblich. Die automatische Erfassung erfolgt mithilfe von Archivierungssoftware, die es ermöglicht, Dokumente effizient zu archivieren und zu kategorisieren.
Erstellung einfacher Workflows zur effektiven Verwaltung
Die Stärke von ELO DMS liegt nicht nur in der Erfassung, sondern auch in der Verwaltung dieser wichtigen Dokumente. HR-Manager können mühelos benutzerdefinierte Workflows erstellen, die auf die spezifischen Anforderungen ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Dies ermöglicht eine effektive Organisation und Verwaltung der Informationen in verschiedenen Bereichen:
- Mitarbeiterauswahl und Bewerbungsmanagement: Die Suche nach geeigneten Kandidaten für offene Positionen wird durch die zentrale Speicherung von Bewerbungsunterlagen und E-Mails erheblich erleichtert. HR-Manager können schnell und einfach auf diese Informationen zugreifen, was die Entscheidungsfindung beschleunigt.
- Optimierung des Mitarbeiter-Onboarding: Der Einstellungsprozess neuer Mitarbeiter kann zeitaufwändig sein, erfordert jedoch eine genaue Erfassung und Verwaltung von Dokumenten. Mit ELO DMS können digitale Workflows erstellt werden, die den gesamten Onboarding-Prozess abdecken. Dies ermöglicht es beispielsweise, automatische Begrüßungs- und Orientierungs-E-Mails zu versenden, um den neuen Mitarbeitern einen reibungslosen Start zu ermöglichen.
Insgesamt trägt das Dokumentenmanagement im Personalwesen erheblich zur Effizienz und Effektivität der HR-Abteilung bei. Die Automatisierung von Routineaufgaben und die zentrale Speicherung von Dokumenten führen zu einer optimierten Arbeitsweise, sodass HR-Manager mehr Zeit für strategische Aufgaben und die Unterstützung der Mitarbeiter haben. Mit ELO DMS können Personalabteilungen die Personalverwaltung auf ein neues Level heben und so zur Gesamtleistung des Unternehmens beitragen.
Marketing und Vertrieb
Die Vertriebsbranche ist von Natur aus dynamisch und anspruchsvoll. Viele Vertriebsprofis haben Schwierigkeiten geäußert, auf wichtige Vertriebsmaterialien von ihren Smartphones aus zuzugreifen. Dieses Problem hat weitreichende Auswirkungen, darunter längere Vertriebszyklen und verpasste Geschäftschancen.
Mit dem leistungsfähigen Dokumentenmanagementsystem ELO DMS, können diese Herausforderungen erfolgreich bewältigt werden.
Erfassung von Leads mit Webformularen
Durch die Integration von Webformularen in Ihr DMS können Sie Leads effizient erfassen und automatisch an das entsprechende Vertriebsteam weiterleiten. Dies beschleunigt den Prozess der Lead-Verfolgung und ermöglicht es Ihrem Vertrieb, potenzielle Kunden schneller zu kontaktieren. Eine nahtlose Interaktion zwischen Marketing und Vertrieb wird dadurch ermöglicht.
Digitale Erfassung und sichere Aufbewahrung von Dokumenten
ELO DMS ermöglicht die digitale Erfassung und Archivierung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten. Dies schafft nicht nur Platz, sondern gewährleistet auch die zukunftssichere Aufbewahrung von Informationen. Zudem können Sie die Aufbewahrungsfristen problemlos verwalten und einhalten. Dies ist besonders wichtig, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Zentralisierte Speicherung von Marketing- und Vertriebsmaterialien
Ein weiterer entscheidender Vorteil eines DMS besteht darin, dass wichtige Marketing- und Vertriebsmaterialien an einem zentralen, digital abrufbaren Ort gespeichert werden können. Das bedeutet, dass Ihr Team jederzeit und von überall aus auf diese Materialien zugreifen kann, unabhängig davon, ob sie im Büro oder unterwegs sind. Dies beschleunigt den Informationsaustausch und erhöht die Effizienz.
Sichere Weitergabe von Dokumenten und Informationen
Ein DMS bietet die Möglichkeit, Dokumente und Informationen sicher innerhalb Ihres Teams weiterzugeben. Dies bedeutet, dass vertrauliche Vertriebsunterlagen oder Marketingstrategien geschützt sind und nur für autorisierte Teammitglieder zugänglich sind. Die Sicherheit Ihrer Daten bleibt gewahrt, während die Zusammenarbeit verbessert wird.
Die Einführung eines DMS in Ihrem Unternehmen führt dazu, dass Ihre Mitarbeiter mehr Entscheidungsbefugnisse erhalten und die Produktivität in Marketing und Vertrieb gesteigert wird. Vertriebszyklen verkürzen sich, und Sie verpassen keine Geschäftsmöglichkeiten mehr aufgrund unzureichenden Zugriffs auf Vertriebsmaterialien. Ein gut implementiertes DMS wird zu einem wertvollen Werkzeug für die Optimierung Ihrer Vertriebs- und Marketingaktivitäten.
Einkauf
Der Einkauf ist ein zentraler Bereich in Unternehmen und spielt eine entscheidende Rolle für den Unternehmenserfolg. Effiziente Einkaufsprozesse tragen dazu bei, Kosten zu minimieren und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern. Eine reibungslose Zusammenarbeit mit Lieferanten sowie eine erfolgreiche Bestellabwicklung erfordern gut organisierte Prozesse und eine effektive Verwaltung erforderlicher Dokumente.
Durch die Optimierung des Dokumentenmanagements im Einkauf können Unternehmen nicht nur Kosten senken, sondern auch die Produktivität steigern und ihre gesamten Prozesse verbessern. Hier sind einige der Schlüsselaspekte:
Lieferantenverwaltung
Das Dokumentenmanagement erleichtert die zentrale Verwaltung von Lieferantenverträgen, Angeboten und die Kommunikation mit verschiedenen Lieferanten. Alle relevanten Dokumente werden sicher in einer zentralen Ablage abgelegt und können mithilfe von Suchbegriffen oder lieferantenbezogenen Metadaten schnell gefunden werden. Dies führt zu einer vereinfachten Zusammenarbeit und schafft Transparenz in der Lieferantenbeziehung.
Optimierte Bestellprozesse
Moderne DMS ermöglichen die Automatisierung und Optimierung von Beschaffungsprozessen. Bestellformulare, Angebote und Bestellbestätigungen werden digital in einer zentralen Dokumentenablage gespeichert. Dies vereinfacht nicht nur die Verfolgung von Lieferungen und den Zugriff auf wichtige Bestelldokumente, sondern minimiert auch Fehler und Inkonsistenzen. Darüber hinaus können Vertragsbedingungen und Verpflichtungen durch die Verknüpfung von Verträgen mit anderen relevanten Dokumenten besser überwacht und eingehalten werden.
Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht die automatische Erfassung, Klassifizierung und Verarbeitung eingehender Rechnungen. Dieses System kann Rechnungen auch automatisch zur Genehmigung weiterleiten. Dadurch werden manuelle Prozesse im Einkauf reduziert und der Rechnungsworkflow erheblich beschleunigt. Dies führt zu einer effizienteren Abwicklung von Rechnungen und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
Insgesamt trägt ein optimiertes Dokumentenmanagement im Einkauf dazu bei, die Effizienz zu steigern, Fehler zu minimieren und die Produktivität zu erhöhen. Dies ist ein wichtiger Schritt zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit und zur Verbesserung der finanziellen Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens.
Finanz- und Rechnungswesen
In den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen, insbesondere in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie bei Finanzprüfungen, spielt das Dokumentenmanagement eine entscheidende Rolle. ELO DMS bietet effektive Lösungen zur Steigerung der Effizienz und Genauigkeit in diesen kritischen Finanzbereichen.
Kreditorenbuchhaltung
Neue Maßstäbe setzen:
Mit ELO DMS können Sie die Kreditorenbuchhaltung auf ein neues Niveau heben. Hier sind einige der herausragenden Vorteile und Funktionen:
- Schnelle und einfache Erfassung von Rechnungen: Die Software ermöglicht die reibungslose Erfassung sowohl von Papier- als auch von elektronischen Rechnungen. Dadurch entfällt das mühsame manuelle Eingeben von Daten, was Zeit spart und menschliche Fehler minimiert.
- Zuweisung von Dokumenten an vordefinierte Dateistrukturen: Ein intelligentes Dokumentenmanagement ermöglicht die Zuordnung von Rechnungen zu vordefinierten Dateistrukturen, wodurch ein einfaches Abrufen und Organisieren gewährleistet wird. Dies fördert die Übersichtlichkeit und erhöht die Effizienz der Buchhaltungsprozesse.
- Automatische Abgleichung von Rechnungen und Bestellungen: ELO DMS automatisiert den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen, was die Fehlererkennung und -behebung beschleunigt. Dadurch werden Doppelzahlungen vermieden und die Buchhaltung bleibt fehlerfrei.
- Einzigartige Workflows für den Freigabeprozess: Durch die Konfiguration individueller Freigabeworkflows können Sie sicherstellen, dass Rechnungen effizient und gemäß den unternehmensinternen Vorschriften freigegeben werden. Dies beschleunigt den Zahlungsprozess und steigert die Kontrolle über die Ausgaben.
- Vermeidung menschlicher Fehler und Reduzierung des Bearbeitungsaufwands: Die Automatisierung von Aufgaben reduziert die Wahrscheinlichkeit von menschlichen Fehlern erheblich. Dies spart Zeit und Ressourcen, die in manuellen Korrekturen investiert werden müssten, und steigert die Genauigkeit der Buchhaltung.
Debitorenbuchhaltung
ELO DMS bietet auch erhebliche Vorteile für die Debitorenbuchhaltung:
- Beschleunigung der Rechnungserfassung: Durch die Verknüpfung von Rechnungen mit relevanten Dokumenten aus der Auftragsabwicklung wird die Erfassung von Debitorenrechnungen erheblich beschleunigt. Dies ermöglicht eine schnellere Bearbeitung und Verfolgung von Zahlungen.
- Kombination von Rechnungsstellung mit Freigabe-Workflows: ELO DMS ermöglicht die Integration von Freigabe-Workflows in den Rechnungsstellungsprozess. Dies gewährleistet eine effiziente und regelkonforme Freigabe von Rechnungen, bevor sie an Kunden gesendet werden.
Finanzprüfung
ELO DMS ermöglicht die sichere Speicherung aller Geschäftstransaktionen, einschließlich sensibler Daten wie E-Mails, Verträge und andere vertrauliche Informationen. Dies erleichtert die Vorbereitung und Durchführung von Finanzprüfungen erheblich, da sämtliche Unterlagen jederzeit sofort abrufbar sind. Dies fördert die Transparenz und Compliance in finanziellen Angelegenheiten und trägt zur Effizienz der Finanzprüfung bei.
Insgesamt bietet ELO DMS im Finanz- und Rechnungswesen eine umfassende Lösung zur Verbesserung der Effizienz, Genauigkeit und Sicherheit von Geschäftsprozessen. Von der Buchhaltung bis zur Finanzprüfung ermöglicht dieses Dokumentenmanagementsystem einen reibungslosen Ablauf und trägt zur finanziellen Gesundheit des Unternehmens bei.
Rechtsabteilung
Rechtsabteilungen stehen tagtäglich vor der Herausforderung, eine Fülle von Dokumenten zu verwalten, darunter Gutachten, Verträge, interne Schriftsätze, Akten und Dossiers. Die effiziente Organisation, sichere Aufbewahrung und leicht zugängliche Verfügbarkeit dieser Dokumente sind von entscheidender Bedeutung. Besonders in Rechtsabteilungen sind viele Dokumente sensibel und vertraulich, weshalb ein hoher Sicherheitsstandard gewährleistet sein muss.
Moderne Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) wie die ELO ECM Suite bieten maßgeschneiderte Lösungen für die speziellen Anforderungen von Rechtsabteilungen und helfen dabei, typische Herausforderungen zu bewältigen:
Datenschutz und Compliance
Die Rechtsabteilung trägt die Verantwortung dafür, dass Datenschutzrichtlinien und Compliance-Vorgaben im gesamten Unternehmen eingehalten werden. Sie spielt eine Schlüsselrolle bei der Sicherstellung der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, insbesondere im Umgang mit sensiblen Dokumenten. Ein DMS-System bietet eine verbesserte Kontrolle über diese sensiblen Dokumente und gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften wie ISO, HIPAA und DSGVO. Zudem erleichtert es die revisionssichere und rechtskonforme Aufbewahrung wichtiger Dokumente.
Effiziente Dokumentenverwaltung
Selbst in Zeiten der Digitalisierung stehen viele Rechtsabteilungen vor der Herausforderung einer unorganisierten Dokumentenablage, Papierchaos und dem Mangel an einfachem Zugriff auf wichtige Dokumente. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen standortunabhängigen Zugriff auf Akten und erleichtern das digitale Speichern, Organisieren und Unterzeichnen von Verträgen und anderen Dokumenten. Dies beschleunigt Genehmigungsprozesse und optimiert fehleranfällige, papierbasierte und ineffiziente Arbeitsabläufe.
Zugriffssicherheit
Juristen verwalten eine Vielzahl von Dokumenten, die äußerst schützenswerte Informationen enthalten. Hierzu zählen Verträge, Fallakten, Rechtsgutachten und personenbezogene Daten. DMS-Systeme ermöglichen die rollenbasierte Vergabe von Zugriffsrechten auf diese Dokumente. Dies gewährleistet, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können. Das Risiko von Datenlecks und unberechtigter Offenlegung wird dadurch erheblich minimiert.
Integration in vorhandene Systeme
Rechtsabteilungen setzen oft verschiedene Systeme und Softwarelösungen ein, wie beispielsweise Fallmanagement-Systeme, elektronische Rechtsdatenbanken oder Kanzleimanagement-Systeme. Ein modernes Dokumentenmanagement kann dazu beitragen, Medienbrüche zu vermeiden, indem es die Integration dieser bestehenden Systeme ermöglicht. Dadurch wird die Effizienz und Konsistenz in der Verwaltung und Nutzung von Informationen gesteigert.
Die Implementierung eines DMS in einer Rechtsabteilung bietet einen Weg zur Bewältigung der komplexen Herausforderungen des Dokumentenmanagements und unterstützt die effiziente Arbeit von Juristen.
DATEV Integration
ELO DMS bietet eine erstklassige DATEV Integration, um Ihre Rechnungsverwaltung zu revolutionieren. Durch eine nahtlose Verbindung von ELO DMS mit DATEV erleben Sie nicht nur eine effizientere Abwicklung Ihrer Rechnungsprozesse, sondern auch eine sichere und revisionssichere Archivierung. Hier sind die entscheidenden Schritte im Detail:
1. Rechnungen prüfen & freigeben
Mit der DATEV Integration von ELO DMS wird der Prozess der Rechnungsprüfung und Freigabe zu einem reibungslosen Ablauf. Die Software ermöglicht eine detaillierte Prüfung von Rechnungsdokumenten und beschleunigt den Freigabeprozess durch benutzerfreundliche Funktionen. Somit gewährleisten Sie nicht nur Genauigkeit, sondern auch eine zeitnahe Bearbeitung.
2. Übergabe nach DATEV
ELO DMS sorgt für eine effiziente und präzise Übergabe Ihrer geprüften und freigegebenen Rechnungen nach DATEV. Diese nahtlose Integration minimiert mögliche Fehlerquellen und stellt sicher, dass alle relevanten Daten korrekt und automatisch in Ihr DATEV-System übertragen werden. Damit wird die manuelle Dateneingabe überflüssig, was Zeit spart und Fehler reduziert.
3. Revisionssicher archivieren
Die revisionssichere Archivierung ist ein entscheidender Schritt im Rechnungsmanagement. ELO DMS gewährleistet, dass alle relevanten Dokumente gemäß den GoBD-Richtlinien revisionssicher archiviert werden. Durch diese Compliance wird nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sichergestellt, sondern auch eine schnelle und zuverlässige Verfügbarkeit von Dokumenten für externe Prüfungen gewährleistet.
Fazit:
Die DATEV Integration ins ELO DMS optimiert nicht nur Ihre Rechnungsprozesse, sondern bietet auch Sicherheit, Effizienz und eine automatisierte Datentransferlösung. Steigern Sie die Produktivität Ihres Unternehmens, reduzieren Sie manuelle Aufgaben und minimieren Sie das Fehlerpotenzial – alles mit ELO DMS und seiner nahtlosen DATEV Integration.
Ihre Vorteile:
- Einfache Anbindung ohne Programmierkenntnisse
- Erschließung neuer Kundenkreise
- Kostenreduzierung in Vertrieb und Auftragsbearbeitung
- Verbesserung Ihres Service und Steigerung der Zufriedenheit Ihrer Kunden
- Optimierung interner Prozesse
- Full-Service-Angebot zum Mieten
Microsoft 365
Nutzen Sie das volle Potenzial der ELO ECM Suite und Microsoft 365 durch eine nahtlose Integration, die auf einer mehr als 20-jährigen Partnerschaft zwischen ELO Digital Office und Microsoft beruht. Von Makro-Anbindungen in Microsoft Office bis zur tiefen Integration in Microsoft 365 – ELO passt seine ECM-Produkte kontinuierlich an die neuesten Standards von Microsoft an.
Vorteile der Integration von ELO ECM und Microsoft 365
1. Zentrales Repository:
Die ELO ECM Suite dient als zentraler Ablageort für alle in Microsoft-Apps erstellten Dokumente, was eine übersichtliche Struktur gewährleistet.
2. Optimale Zusammenarbeit:
Profitieren Sie von zahlreichen ECM-Funktionen, die auch für Ihre Microsoft 365-Dokumente verfügbar sind, und steigern Sie die Effizienz der Zusammenarbeit.
3. Nahtlose Prozessintegration:
Integrieren Sie die Informationen aus Microsoft-Programmen nahtlos in Ihre Unternehmensprozesse und erhöhen Sie die Effizienz.
4. Vereinfachte Projektarbeit:
Greifen Sie direkt in einem Microsoft Teams-Channel auf Ihre Projektdokumente zu und erleichtern Sie so die Projektarbeit.
5. Erhöhte Datensicherheit:
Schützen Sie Ihre Microsoft 365-Dokumente vor ungewollten Änderungen durch die ELO ECM Suite und gewährleisten Sie so eine höhere Datensicherheit.
6. Intelligentes E-Mail-Management:
Entlasten Sie Ihren Exchange-Server mit der ELO ECM Suite und sorgen Sie für Ordnung im Postfach durch intelligentes E-Mail-Management.
Gemeinsame Projektarbeit mit ELO und Microsoft Teams
ELO for Microsoft Teams ermöglicht eine effizientere Teamarbeit, indem es nahtlos mit Ihrem ELO System interagiert. Teilen Sie Dokumente oder Ordner aus dem ELO Java Client oder dem ELO Web Client über die Funktion „In Microsoft Teams teilen“ in einem Teams-Channel und greifen Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen auf in der ELO ECM Suite gespeicherte Daten und Informationen zu.
Über den ELO Integration Client können Sie nicht nur einzelne Dokumente, sondern auch ganze Projektordner aus dem ELO System direkt in Microsoft Teams einbinden. Somit sind alle relevanten Unterlagen an einem zentralen Ort verfügbar.
Darüber hinaus bietet der ELO Bot for Microsoft Teams eine benutzerfreundliche Integration. Der Bot ermöglicht die Verknüpfung zu ELO Business Solutions, das Anlegen neuer Geschäftskontakte, die Planung von Besuchsterminen und vieles mehr. Durch die Anbindung können Sie auch Aufgaben in der ELO ECM Suite, wie Freigaben oder Genehmigungen, überwachen und darauf reagieren.
Virtuelle Zusammenarbeit mit der ELO ECM Suite und Microsoft 365
Mit der integrierten Funktion „Nach OneDrive auschecken“ in der ELO ECM Suite arbeiten Sie einfach online in Microsoft 365 an Ihren in der ELO ECM Suite gespeicherten Dokumenten. Durch das Auschecken, Bearbeiten und erneute Einchecken bleiben alle Bearbeiter stets auf dem aktuellen Stand – auch ohne direkten Zugriff auf das ELO System.
Fazit:
Die Integration von ELO in Microsoft 365 schafft eine perfekte Symbiose für maximale Effizienz in der Zusammenarbeit. Durch die zentrale Ablage, nahtlose Prozessintegration und vereinfachte Projektarbeit wird die tägliche Arbeit spürbar schneller. ELO und Microsoft 365 bieten gemeinsam eine herausragende Lösung für Ihr Dokumentenmanagement und fördern die nahtlose Zusammenarbeit im Team. Nutzen Sie diese leistungsstarke Kombination für Ihren unternehmerischen Erfolg.
KI-Lösungen
Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) in das Dokumentenmanagement revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen mit ihren Daten umgehen. ELO DMS bietet fortschrittliche KI-Lösungen, um Informationen aus verschiedensten Dokumenten zu extrahieren.
1. Daten aus beliebigen Dokumenten auslesen
ELO DMS ermöglicht die präzise Extraktion von Daten aus einer breiten Palette von Dokumenten, darunter:
- Rechnungen: Automatische Erfassung von Rechnungsdetails wie Betrag, Rechnungsnummer und Lieferanteninformationen.
- Verträge: Extraktion von wichtigen Vertragsinformationen wie Laufzeit, Vertragspartner und Konditionen.
- Formulare: Automatisches Auslesen von Formulardaten zur Beschleunigung von Prozessen.
Durch diese vielseitige Funktionalität erleichtert ELO DMS die Datenextraktion aus verschiedenen Dokumententypen, was zu einer erheblichen Effizienzsteigerung führt.
2. Auch handschriftliche Vermerke verstehen
ELO DMS geht einen Schritt weiter und bewältigt auch die Herausforderung handschriftlicher Notizen. Die KI-basierte Technologie ist in der Lage, handschriftliche Vermerke zu erkennen und zu interpretieren. Dies eröffnet neue Möglichkeiten für die Verarbeitung von Informationen in Unternehmen, in denen handschriftliche Notizen eine Rolle spielen.
3. „Echte“ KI, basierend auf Deep-Learning
Die KI-Lösungen von ELO DMS basieren auf Deep-Learning-Technologien, die sich durch ihre Fähigkeit auszeichnen, aus Erfahrung zu lernen. Dies führt zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Genauigkeit und Leistung der Datenextraktion im Laufe der Zeit. Die „Echtheit“ der KI von ELO liegt in ihrer adaptiven Natur, die sich den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpasst.
Fazit:
ELO DMS bietet wegweisende KI-Lösungen für die Extraktion von Daten aus Dokumenten. Von der Verarbeitung strukturierter Informationen auf Rechnungen bis hin zur Interpretation handschriftlicher Notizen – die „echte“ KI von ELO stellt sicher, dass Ihr Unternehmen von präzisen und fortschrittlichen Dokumentenmanagementfunktionen profitiert. Machen Sie den Schritt in die Zukunft des Dokumentenmanagements mit KI von ELO.
Papierloses Büro
Das papierlose Büro ist mehr als nur ein Trend. Es bedeutet Effizienzsteigerung, optimierte Workflows und nicht zuletzt Umweltfreundlichkeit durch den schonenden Umgang mit Ressourcen. Der Umstieg auf papierloses Arbeiten kann für Unternehmen jeder Größe sinnvoll sein, sei es als Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie oder für Freelancer und Selbstständige, die die Flexibilität des ortsunabhängigen Arbeitens schätzen. In der modernen Geschäftswelt spielt die Digitalisierung eine entscheidende Rolle, besonders wenn es um die Effizienz im Büro geht. Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) hat sich als eine der besten Lösungen herausgestellt. Hier sind die Schlüsselfaktoren, die diese Art der Software so attraktiv machen:
1. Keine komplexe IT-Infrastruktur: Sofort einsatzbereit
Mit einem cloudbasierten DMS musst du keine aufwändige IT-Infrastruktur aufbauen. Die Software wird als Dienstleistung genutzt, wodurch du dich um die Einrichtung und Wartung komplexer technischer Systeme nicht kümmern musst. Das DMS ist sofort einsatzbereit.
2. Hohe Flexibilität: Orts- und geräteunabhängiger Zugriff
Die Cloud-Speicherung ermöglicht es, dass deine Dateien von überall und mit verschiedenen Endgeräten abgerufen werden können. Dies erhöht die Flexibilität enorm, da du nicht an einen bestimmten Ort oder ein bestimmtes Gerät gebunden bist.
3. Einfache Skalierbarkeit: Flexibel und unkompliziert
Mit einem cloudbasierten DMS kannst du deine Lösung einfach an die wachsenden Anforderungen deines Unternehmens anpassen. Die Skalierbarkeit ist flexibel und unkompliziert, sodass du mit dem Wachstum deines Unternehmens Schritt halten kannst.
4. Automatische Updates: Immer auf dem neuesten Stand
Die Software in der Cloud wird regelmäßig vom Anbieter aktualisiert. Dadurch hast du immer Zugriff auf die neuesten Funktionen und Sicherheitsverbesserungen, ohne dich selbst um Updates kümmern zu müssen.
5. Sicherheit und Datenschutz: Höchste Standards gewährleistet
Seröse Anbieter von cloudbasierten Lösungen setzen auf hochmoderne Sicherheitsstandards und Datenschutzmaßnahmen. Dadurch wird die Integrität deiner Daten gewährleistet, und du kannst dich auf einen sicheren Umgang mit vertraulichen Informationen verlassen.
6. Zusammenarbeit in Echtzeit: Effizienz durch Synchronisierung
Cloud-basierte Systeme ermöglichen die gleichzeitige Zusammenarbeit mehrerer Nutzer an denselben Dokumenten. Änderungen werden sofort synchronisiert, was die Effizienz und Zusammenarbeit fördert.
Insgesamt bietet ein cloudbasiertes DMS eine umfassende Lösung für das papierlose Büro, indem es nicht nur die Vorteile der Digitalisierung nutzt, sondern auch Flexibilität, Skalierbarkeit, Sicherheit und Zusammenarbeit auf höchstem Niveau ermöglicht.
Fazit:
Um all diese Vorteile in vollem Umfang zu nutzen, empfiehlt sich die Integration von ELO DMS. Als führende Lösung bietet ELO nicht nur eine nahtlose Integration in die Cloud, sondern auch eine Vielzahl von Funktionen, die speziell darauf ausgerichtet sind, den Arbeitsalltag im digitalen Büro zu optimieren. Unternehmen, die ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten und den Anforderungen einer digitalen Welt gerecht werden wollen, haben gute Gründe, das papierlose Büro anzustreben. Starte noch heute mit ELO DMS und gestalte eine effiziente und zukunftssichere Arbeitsumgebung.
Gesetzliche Anforderungen
In einer Zeit, in der Datenschutz eine zentrale Rolle spielt, sind Unternehmen aufgefordert, DSGVO-konform zu agieren und die Anforderungen der GoBD zu erfüllen. Ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) ist hierbei ein entscheidendes Werkzeug, um sowohl den Datenschutz als auch die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sicherzustellen. Im Folgenden wird beleuchtet, wie das ELO DMS diese Herausforderungen meistert.
1. DSGVO-Konformität durch das ELO DMS:
Datenschutzanforderungen im Fokus des ELO DMS:
Implementierung von Zugriffsrechten:
Das ELO DMS ermöglicht die präzise Implementierung von Zugriffsrechten. Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen, was ein wesentlicher Bestandteil der DSGVO-Konformität ist.
Umsetzung des Rechts auf Vergessenwerden:
Das ELO DMS erlaubt die Löschung personenbezogener Daten gemäß dem Recht auf Vergessenwerden der DSGVO. Dadurch wird gewährleistet, dass personenbezogene Informationen nicht länger als notwendig aufbewahrt werden.
Transparenz und Auskunft:
Durch Funktionen zur transparenten Darstellung der Datenverarbeitung ermöglicht das ELO DMS Unternehmen, Auskunft über den Verwendungszweck und die Art der gesammelten Daten zu geben – ein Beitrag zur Einhaltung der Informationspflichten nach der DSGVO.
Schutz sensibler Daten durch Verschlüsselung:
Um den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten, bietet das ELO DMS Mechanismen wie das Schwärzen von Textpassagen oder die Verschlüsselung von Dokumenten.
2. GoBD-konformes Dokumentenmanagement:
Erfüllung der Aufbewahrungspflicht durch das ELO DMS:
Einfache Umsetzung von Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten:
Die DMS-Lösungen von d.velop, darunter auch das ELO DMS, erleichtern die Einhaltung der strengen Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten der GoBD. Dies ist besonders wichtig im Umgang mit steuerrelevanten Dokumenten, um rechtlichen Anforderungen zu genügen.
Zentrale Archivierung:
Das ELO DMS ermöglicht eine zentrale Archivierung von Geschäftsunterlagen, die unter die gesetzliche Aufbewahrungspflicht fallen. Dies gewährleistet nicht nur eine effiziente Verwaltung, sondern auch einen schnellen Zugriff auf relevante Dokumente.
Automatisierung von Aufbewahrungsfristen:
Durch die Automatisierung von Aufbewahrungsfristen stellt das ELO DMS sicher, dass Unterlagen gemäß handels- und steuerrechtlichen Vorgaben für die erforderliche Zeit aufbewahrt werden.
Revisionssicherheit:
Die Revisionssicherheit des ELO DMS gewährleistet, dass archivierte Dokumente unveränderbar und nachvollziehbar bleiben – ein entscheidender Aspekt für Prüfungen und Compliance-Anforderungen.
Fazit:
Das ELO DMS präsentiert sich als umfassende Lösung, die nicht nur gesetzliche Anforderungen an die Aufbewahrungspflicht erfüllt, sondern auch höchste Standards im Datenschutz gewährleistet. Die zentrale Archivierung, Automatisierung von Aufbewahrungsfristen, Revisionssicherheit und datenschutzkonforme Funktionen machen das ELO DMS zu einem unverzichtbaren Partner für Unternehmen, die ihre Dokumentenverwaltung effizient und rechtskonform gestalten möchten.
ELO und SAP
Ihr SAP-System leistet Großartiges in der elektronischen Buchhaltung, bei den Vertriebsprozessen und auch anderen Geschäftsbereichen. Doch wenn es um umfassendes Dokumentenmanagement geht, stößt es an seine Grenzen. Die aktuell genutzte Archivierungslösung greift zu kurz, und hier kommt ein Enterprise Content Management (ECM)-System ins Spiel.
Warum Sie ein ECM-System benötigen
Ob SAP S/4HANA®, SAP Business One®, SAP® Business ByDesign® oder SAP® Cloud for Customer (SAP Sales Cloud und SAP Service Cloud) – SAP-Systeme sind Spezialisten, aber nicht für das ganzheitliche Dokumentenmanagement. Ein ECM-System ist notwendig, um eine 360-Grad-Sicht auf Ihre Prozesse zu erreichen.
ELO als ideale Ergänzung zu Ihren SAP-Systemen
Vereinheitlichung der Dokumentenablage:
ELO ermöglicht die zentrale Ablage von Dokumenten, die mit Aufträgen, Lieferungen oder Bestellungen verbunden sind, unabhängig davon, ob Ihre SAP-Lösung on-premises oder in der Cloud installiert ist.
Maximale Flexibilität:
Unabhängig von der SAP-Implementierung bietet ELO maximale Flexibilität und eröffnet Ihnen neue Möglichkeiten im Dokumentenmanagement.
Die Vorteile von ELO in Verbindung mit SAP
- Zentrale Ablage: Alle Informationen aus Ihren SAP® ERP- oder CRM-Systemen werden zentral in ELO abgelegt, was zu einer übersichtlichen Struktur führt.
- Zeitersparnis: Durch die Nutzung von ELO steigern Sie die Effizienz Ihrer Buchhaltungs- und Vertriebsprozesse erheblich.
- Kosteneffiziente Datenspeicherung: Die Datenspeicherung wird kostengünstiger, und rechtliche Aufbewahrungspflichten werden dabei berücksichtigt.
Fazit:
ELO ergänzt Ihr SAP-System perfekt und schließt die Lücke beim Dokumentenmanagement. Die zentrale Ablage, Flexibilität und Effizienzsteigerung machen ELO zur idealen Ergänzung für SAP-Nutzer, die eine umfassende 360-Grad-Sicht auf ihre Prozesse anstreben. Nutzen Sie die Vorteile von ELO und optimieren Sie Ihr Dokumentenmanagement in Verbindung mit Ihrem SAP-System.
Vertragsmanagement
Effektives Vertragsmanagement ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf Ihrer Geschäftsprozesse. ELO DMS bietet Ihnen eine fortschrittliche Lösung, um dieses Ziel zu erreichen. Hier sind die Schlüsselfunktionen im Detail:
1. Neue Verträge digital unterschreiben
Mit ELO DMS setzen Sie auf eine zeitgemäße Methode, um Verträge abzuschließen. Die digitale Unterschriftsfunktion ermöglicht es, neue Verträge ohne den Aufwand von physischen Dokumenten oder manuellen Prozessen abzuschließen. Die Vorteile im Überblick:
- Effizienzsteigerung: Beschleunigen Sie den Vertragsabschlussprozess erheblich, indem Sie auf digitale Unterschriften setzen.
- Zeitersparnis: Eliminieren Sie Verzögerungen durch den Postversand von Papierdokumenten und erhalten Sie schneller grünes Licht für neue Vereinbarungen.
- Rechtssicherheit: Die digitale Unterschrift von ELO DMS entspricht den gesetzlichen Anforderungen und bietet eine sichere rechtliche Grundlage.
2. Bestehende Verträge rechtzeitig kündigen
ELO DMS unterstützt Sie nicht nur bei neuen Verträgen, sondern auch bei der Verwaltung bestehender Vereinbarungen. Die Funktion zur rechtzeitigen Kündigung bietet folgende Vorteile:
- Automatisierte Erinnerungen: Stellen Sie sicher, dass wichtige Kündigungsfristen nicht übersehen werden, indem Sie automatische Erinnerungen einrichten.
- Effektive Vertragsverwaltung: Behalten Sie den Überblick über alle bestehenden Verträge und deren Kündigungsfristen.
- Vermeidung von Vertragsverlängerungen: Durch rechtzeitige Kündigungen verhindern Sie ungewollte Vertragsverlängerungen und behalten die Kontrolle über Ihre Verpflichtungen.
Fazit:
Mit ELO DMS verleihen Sie Ihrem Vertragsmanagement eine digitale Dimension. Die Möglichkeit zur digitalen Unterschrift für neue Verträge und die automatisierte Verwaltung von Kündigungsfristen für bestehende Verträge verschafft Ihrem Unternehmen Effizienz, Zeitersparnis und rechtliche Sicherheit. Setzen Sie auf die Zukunft des Vertragsmanagements mit ELO DMS.
Mobiles Arbeiten
In einer zunehmend mobilen Arbeitswelt gewinnt das mobile Dokumentenmanagement an Bedeutung. Die Mobile Apps von ELO ermöglichen ein flexibles Arbeiten, indem sie das Lesen, Ausfüllen und Unterzeichnen von Dokumenten auch unterwegs mit dem Smartphone ermöglichen. Die Lesbarkeit in der Mobilansicht wird optimiert und steigert die Effizienz bei der Arbeit außerhalb des Büros.
ELO ECM Suite: Die Werkzeuge für flexible Entscheidungen
Wichtige Entscheidungen müssen heute auch unterwegs getroffen werden. Die ELO ECM Suite stellt die richtigen Werkzeuge zur Verfügung, um jederzeit und überall flexibel arbeiten zu können. Mit den Apps für Smartphones und Tablets, wie ELO for Mobile Devices, ELO QuickScan und ELO Connect, haben Sie die wichtigsten ECM-Funktionen immer zur Hand und bleiben stets auf dem Laufenden.
Die Vorteile der mobilen Lösungen von ELO ECM Suite
Unsere mobilen Lösungen bieten zahlreiche Vorteile, um die Arbeitsweise außerhalb des Büros zu optimieren:
1. Flexibles Arbeiten:
Die Apps ermöglichen ein flexibles Arbeiten im Homeoffice, auf Reisen oder unterwegs zu Meetings.
2. Aktuelle Information:
Mit ELO for Mobile Devices, ELO QuickScan und ELO Connect haben Sie stets Zugriff auf aktuelle Informationen und Dokumente.
3. Mobile Dokumentenübertragung:
Übertragen Sie Dokumente unterwegs mithilfe Ihrer Smartphonekamera direkt in ELO.
Fazit:
Die Mobile Apps von ELO DMS eröffnen neue Möglichkeiten für die mobile Arbeitswelt. Sie ermöglichen nicht nur das einfache Lesen und Ausfüllen von Dokumenten unterwegs, sondern bieten auch die Flexibilität, wichtige Entscheidungen mobil zu treffen. Die ELO ECM Suite unterstützt Sie dabei, stets auf dem neuesten Stand zu sein und wichtige Dokumente immer griffbereit zu haben. Steigern Sie Ihre Effizienz durch mobiles Dokumentenmanagement mit ELO DMS.
Alle Branchen
ELO, als äußerst flexibles Dokumentenmanagement-System (DMS), passt sich dynamisch den Anforderungen verschiedenster Branchen an. Entdecken Sie, wie die Digitalisierung mit ELO in Ihrer Branche einen Fortschritt in folgenden Bereichen ermöglicht:
1. Automobilbranche
Die Automobilbranche zeichnet sich durch schnelle Entwicklungen aus. ELO unterstützt die Digitalisierung, indem es Daten aus Produktion und Verkauf miteinander abstimmt. Die Rechnungsdigitalisierung trägt langfristig zu höheren Verkaufszahlen bei.
2. Bildungswesen
Im Bildungswesen erleichtert ELO die Verwaltung von Personalakten, automatisiert Anmeldeprozesse und unterstützt die Erstellung elektronischer Akten für Schüler und Studenten.
3. Energiebranche
Die Digitalisierung in der Energiebranche ist entscheidend, um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden. ELO sorgt für transparente Unternehmensverwaltung und erleichtert die Einhaltung von Industriestandards.
4. Finanzdienstleistungen
Die Finanzbranche erfährt einen technischen Wandel. ELO erleichtert die Verwaltung von Kundendaten, Kontoständen und Geldtransaktionen, indem es eine unkomplizierte Digitalisierung ermöglicht.
5. Gesundheitswesen
Im Gesundheitswesen bietet ELO eine übersichtliche Archivierung und strukturierte Verwaltung von umfangreichen Patientenakten. Gesetzliche Vorgaben und Dokumentationspflichten werden präzise erfüllt.
6. Handel
Der Handel profitiert von einer effizienten Verwaltung von Warenbestellungen, Lieferungen und Rechnungen. ELO ermöglicht eine erfolgreiche Digitalisierung im Einzelhandel.
7. Handwerk & Baubranche
Das Handwerk und die Baubranche profitieren von der Verknüpfung verschiedener Bereiche durch ELO. Die Digitalisierung erleichtert die Prozesse zwischen Material, Planung, Produktion und Kunden.
8. Immobilienbranche
Die Immobilienbranche kann mit ELO ihre Verwaltung zentralisieren, sei es für Wohnimmobilien, Büroräume oder Gewerbeimmobilien. Das ELO ECM unterstützt auch im Vertragsmanagement.
9. Öffentliche Verwaltung
ELO erleichtert in der öffentlichen Verwaltung die Arbeit mit Personenakten, Verträgen und Datenschutzeinwilligungen. Die Digitalisierung ermöglicht eine effiziente Verwaltung.
10. Pharmabranche
Die Pharmaindustrie erfordert die Verwaltung vieler unterschiedlicher Prozesse. ELO bietet eine moderne Lösung zur zentralen und transparenten Verwaltung von Standards, Verfahren und Verträgen.
11. Produktion und Fertigung
Die Industrie und Produktion haben vielfältige Arbeitsbereiche. ELO verbessert den Überblick über alle Prozesse und bringt die Digitalisierung im Maschinenbau auf ein neues Level.
12. Rechtswesen
Das Rechtswesen profitiert von der Digitalisierung im Archivieren und Verwalten umfangreicher Unterlagen. ELO bietet eine rechtskonforme Verwaltung von Dokumenten.
13. Transport, Verkehr und Logistik
Für Unternehmen in Transport und Logistik erleichtert ELO die Dokumentation von Frachtunterlagen und Rechnungsverarbeitung. Die Digitalisierung verbessert logistische Prozesse.
und viele mehr…
Lassen Sie uns gemeinsam Ihr Unternehmen transformieren. Als Ihr ELO-Partner sind wir bereit, Sie auf dem Weg zur digitalen Zukunft zu begleiten. Nutzen Sie die Vielseitigkeit von ELO für eine effiziente und zukunftsorientierte Unternehmensverwaltung.
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Zufriedene
ELO Nutzer
”Als Marketing Managerin & Senior Grafikdesignerin bei einer renommierten Werbeagentur mit über 50 Mitarbeitern, beeindruckt mich besonders die extrem schnelle Suchfunktion mit Texterkennung in den PDFs durch die Software von ELO. Die Tatsache, dass die Software selbst Logos oder andere Grafiken in den PDFs erkennt, ist für mich ein herausragendes Merkmal. Die direkte Digitalisierung eingehender Faxe und die automatisierte Ablage und Archivierung von Dateien erleichtert den Arbeitsprozess erheblich. Ein weiteres Highlight ist die Unterstützung bei der Speicherung des Kommunikationsverlaufs, was die Zusammenarbeit im Team verbessert. Ich nutze die Software erst seit Kurzem, jedoch ist mir bisher nichts Negatives aufgefallen und die Benutzererfahrung ist insgesamt sehr gut.
Amelie Hoffmann
”Als IT-Leiter bei einem globalen E-Commerce Unternehmen mit 500 Mitarbeitern, schätze ich die herausragende Rolle von ELO als zentrales Dokumentenmanagement-System (DMS) in unserem Betrieb. Die nahtlose Ablage und Suche von Dokumenten durch alle Abteilungen ist besonders beeindruckend. Die optimale Steuerung von Rechnungsfreigaben und Vertragsmanagement über ELO-Workflows erleichtert die Prozesse erheblich. Die Anpassungsfähigkeit der Lösung und ihre Integration mit dem MS SQL-Server erleichtern die Integration in unsere IT-Umgebung. Dank ELO DMS habe ich effizientere Ablageprozesse für relevante Dokumente aus unserem ERP und Shopsystem realisiert. Insbesondere hat das System unsere Abläufe für Rechnungsfreigaben und Vertragsverwaltung optimiert, einschließlich der wichtigen Kontrolle von Kündigungsfristen.
Jannik Möller
”Ich bin Projektleiter im Bausektor für ein Unternehmen mit über 100 Mitarbeitern. Die modulare Struktur der ELO ECM Suite ermöglicht eine umfassende Digitalisierung verschiedener Unternehmensbereiche. Die nahtlose Integration in unser ERP-System und der Einsatz diverser Schnittstellen, machen den Einsatz in unserer spezifischen IT-Infrastruktur äußerst einfach. Die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit der Hövermann IT-Gruppe empfinde ich als äußerst positiv. Mit dem ELO DMS haben wir erfolgreich viele manuelle Prozesse in unserem Unternehmen automatisiert. Von der Archivierung über automatisierte Workflows bei der Vertragserfassung und dem Rechnungseingang bis hin zum Besuchermanagement bietet die Lösung eine revisionssichere Daten- und Dokumentenablage.
Henning Bruns
Aktuelles: Umstellung von DATEV DMS classic zu ELO for DATEV
Sie möchten von DATEV DMS classic zu ELO for DATEV umstellen? Informieren Sie sich über die Umstellungsphasen und die nahtlose Einführung von ELO in Ihrem Unternehmen. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin!
Einfache Einführung
in 3 Schritten
Der Arbeitsalltag von kleinen und mittleren Unternehmen ist oft von einem hohen Maß an Aufgaben und Stress geprägt. Die Einhaltung von Fristen, die Beantwortung von E-Mails, die Einreichung von Rechnungen, die Abstimmung von Texten, die korrekte Ablage von Akten, die Unterzeichnung von Formularen und die Überarbeitung von Verträgen sind nur einige der vielen Prozesse, die bewältigt werden müssen. In diesem Zusammenhang kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eine bedeutende Unterstützung bieten. Das ELO DMS ermöglicht es, bestimmte Aufgaben schneller, einfacher und effektiver zu erledigen, und einige Tätigkeiten können heutzutage sogar komplett automatisiert werden.
Haben Sie noch Fragen?
Für weitere Informationen und eine persönliche Beratung steht Ihnen unserer Experte Dennis Rehmann gerne zur Verfügung. Vereinbaren Sie jetzt unverbindlich einen Beratungstermin und machen Sie die Einführung von ELO DMS zu einem Erfolg!
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Entdecken Sie
ELO DMS
Erfahren Sie mehr in unserem informativen Video. Sehen Sie selbst, wie einfach Sie von den Möglichkeiten der ELO ECM Suite profitieren können.
Häufig gestellte Fragen
zum Dokumentenmanagement
Erfahren Sie mehr über die umfassenden Funktionen und Einsatzmöglichkeiten des ELO Dokumentenmanagementsystems (DMS) in unserem FAQ-Bereich. Hier beantworten wir Ihnen die wichtigsten Fragen
Was versteht man unter Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement ist weit mehr als nur die geordnete Aufbewahrung von Unterlagen und Daten. Es handelt sich um den Schlüssel zur Steigerung der digitalen Effizienz und zum Fortschritt Ihres Unternehmens.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem einfach erklärt?
Ganz einfach: Ein DMS fungiert als Ihre digitale Schaltzentrale für Dokumente. Es unterstützt Sie bei der Erstellung, Organisation und schnellen Zugriff auf Dokumente. So ebnet es den Weg in eine papierlose Zukunft.
Welche Aufgaben hat ein DMS?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfüllt zahlreiche Aufgaben. Es erfasst, organisiert, speichert und verwaltet alle Ihre Dokumente elektronisch. Doch seine Funktionen gehen noch weiter. Ein gutes DMS optimiert die Prozesse in Ihrem Unternehmen und steigert die Arbeitsleistung.
Wer braucht ein DMS?
Ganz kurz: Jeder, der effizienter arbeiten möchte. Egal, ob es sich um ein kleines Familienunternehmen oder einen großen Konzern handelt – ein DMS bietet Vorteile für alle Branchen und Unternehmensgrößen.
Was muss ein gutes DMS können?
Ein leistungsstarkes DMS zeichnet sich durch Vielseitigkeit aus. Es gewährleistet die sichere Speicherung von Dokumenten, gewährt einfachen Zugang und ermöglicht automatisierte Workflows. Nur so kann es seine volle Effizienz entfalten.
Was gehört in ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein DMS sollte sämtliche Arten von Dokumenten aufnehmen: Verträge, Rechnungen, E-Mails, Berichte und vieles mehr. Die Digitalisierung markiert den ersten Schritt zur effektiven Organisation.
Welche Dokumente sollte man digitalisieren?
Im Grunde sollten alle Dokumente digitalisiert werden, die für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind. Dies schließt die Buchhaltung ein. Digitale Dokumente sind sicherer, leichter zu verwalten und ermöglichen einen besseren Zugriff.
Beispiele für Dokumenttypen:
- Rechnungen
- Aufträge
- Belege
- Kalkulationen
- Angebote
- Formulare
Wie kann ich meine Buchhaltung digitalisieren?
Die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung ist ELO for DATEV einfach umsetzbar. Die Digitalisierung der Buchhaltung gestaltet sich einfach mit einem DMS. Sie scannen Rechnungen ein, speichern sie digital und behalten den Überblick über Ihre Finanzen. Unsere Experten bei Hövermann-IT Gruppe unterstützen Sie gerne bei der Auswahl und Implementierung der passenden Lösung für Ihre individuellen Anforderungen.
Welche Dokumente sollte man digitalisieren?
Dokumentenmanagement ist von großer Wichtigkeit, da es Zeit, Geld und Platz spart. Es steigert die Effizienz, minimiert Fehler und verschafft einen umfassenden Überblick über Ihre Geschäftsprozesse.
Unschlagbare Vorteile
mit ELO DMS
Tauchen Sie ein in eine neue Ära des Dokumentenmanagements mit ELO DMS und erleben Sie eine Reihe von unschlagbaren Vorteilen, die Ihre Konkurrenz in den Schatten stellen. Von einer nahtlosen Integration bis zur Gewährleistung höchster Sicherheitsstandards – erfahren Sie, wie ELO DMS dazu beiträgt, Ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und Ihr Unternehmen auf das nächste Level zu heben.
- Zentrale und schnelle Verfügbarkeit von Informationen.
- Digitale Workflows für abteilungsübergreifende Prozesssteuerung.
- Änderungshistorie für Sicherheit und Transparenz.
- Zeit sparen durch intelligente Suchfunktion
- Rechtskonforme Aufbewahrung im DMS-Archiv.
- Flexible Integration in Geschäftsanwendungen und Microsoft Office.
- Mehr Sicherheit durch Back-ups
- u.v.m
Sprechen Sie uns an:
Wir sind gerne für Sie da.
Dokumentenmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg! Es spart Zeit, Geld und Raum in Ihrem Unternehmen. Steigern Sie die Effizienz und minimieren Sie Fehler. Egal, ob Sie ein kleines Familienunternehmen führen oder ein großes Unternehmen leiten – ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist Ihr starker Partner.
Entscheiden Sie sich für den besten Partner und wechseln Sie zu ELO DMS! Heldenhafter Einsatz für Ihre IT – von Anfang an! Smarte Konzepte, sichere Implementierung und ein jederzeit verlässlicher Service: Kontaktieren Sie uns noch heute, um einen unverbindlichen Beratungstermin zu vereinbaren
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